הערכה מעצבת הינה הערכה המתבצעת תוך כדי תהליך הלמידה ומטרתה לאבחן ולשפר את איכות הלמידה על ידי היזון חוזר לתלמיד ולמורה (נבו, 1989). על אף קיומן של תכניות לימודיות שנתיות מסודרות, ההערכה המעצבת מאפשרת לפקח על טיב התוכנית ולשפרה מבלי להמתין לסיום שנת הלימודים. וכל זה מבלי שהמנהל יצטרך לצפות מראש את האתגרים והבעיות כמו במקרה של קבלה לעם. (בירנבוים, יועד, כץ וקימרון, 2004). ההערכה המעצבת בבית הספר כוללת תהליכים התורמים לאיתור אתגרים, המונעים משיפור הישגים לימודיים. ובהתאם לכך מאפשרים לנקוט פעולות חיוביות (Dimeck, 2006).
גובה ולינקולן (Guba & Lincoln, 1989) מציעים מודל בעל אבות טיפוס שונים של הערכת המנהל. אחד אבות טיפוס הינו המנהל כ"מעצב". כאשר הוא תופס את ההערכה כמלווה תהליכים בבית הספר. הוא מסתכל כמעט על כל אירוע כ"מעצב" וכלל לא משנה אם ההערכה הינה פנימית על ידי גורמים בבית הספר או חיצונית על ידי גורמים מחוץ לבית הספר. ה"מעצב" דואג לכך שה"לקוחות", אשר ביקשו להעריך תכנית מסוימת, יכירו את הסיבות המשפיעות על התוכנית ומה ההשלכות לכך (Scriven, 1967). הממד הנוסף שהערכה מעצבת תורמת לארגון חינוכי בכך שמאפשרת להתערב בכל שלבי התוכנית, בהתחלה, באמצע או בסוף. להבדיל מהערכה מסכמת שבודקת האם הושגה המטרה או לא. רובד נוסף של הערכה מעצבת מתבטא בהחדרת שינויים בתהליכי הוראה כתוצאה ממשוב הלומדים ותורמת לשיפור ההוראה, הלמידה התכניות והשירותים (Birenbaum, 2007).
בירנבוים, מ., יועד, צ., כ"ץ, ש., וקימרון, ה. (2004). בהבניה מתמדת: סביבה לפיתוח מקצועי של מורים בנושא תרבות הל"ה המטפחת הכוונה עצמית בלמידה. משרד החינוך, התרבות והספורט
נבו, ד. (1989). הערכה המביאה תועלת: הערכת פרויקטים חינוכיים וחברתיים. תל אביב: מסדה.
Dimeck, A. M. (2006). Improvement through evaluation: Exploring the self-evaluation processes used by a sample of schools. Retrieved November 10, 2016, from: http://cms.ncsl.org.uk/media/767/6B/improvementthrough-evaluation.pdf
Scriven, M. (1967). The methodology of evaluation. In R.E., Stake (Ed.) Curriculum
Evaluation, AERA Monograph Serues on Evaluation (No. 1). Chicago: Rand McNally.
Guba, E. G., & Lincoln, Y. (1989). Forth generation evaluation. Thousand Oaks, CA: Sage.
Birenbaum, M. (2007). Evaluating the assessment: Sources of evidence for quality assurance. Studies in Educational Evaluation, 33, 29-49